Vacancy: Programmassistenz (w/m/d)

 

Die Friedrich-Naumann-Stiftung für die Freiheit bietet Angebote zur Politischen Bildung in Deutschland und in über 60 Ländern der Welt. Für unser Regionalbüro Europäischer Dialog (ED) mit Sitz in Brüssel suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine

Programmassistenz (w/m/d)

 (Vollzeit)


Ihre Kerntätigkeit
besteht in der logistischen und (finanz-)administrativen Unterstützung der inhaltlich arbeitenden Mitarbeiter/innen bei der Vor- und Nachbereitung sowie der Umsetzung von Kurz-, Seminar- und Konferenzveranstaltungen und Veranstaltungsreihen.

 

Hierzu gehören im Einzelnen:

  • Hotel – und Reisebuchungen laut Vorgaben des deutschen Bundesreisekostengesetzes
  • Tagungs- / Konferenzraum- und Restaurantbuchungen mit vorheriger Angebotseinholung nach Maßgabe des deutschen Verwaltungskostengesetzes
  • Reservierung von Catering-, Dolmetsch- und Mediendiensten mit vorheriger Angebotseinholung nach Maßgabe des deutschen Verwaltungskostengesetzes
  • Erstellung von Visa-Anträgen
  • Vorbereitung des Veranstaltungsraums und die Koordination der Dienstleister vor Ort
  • Erstellung von Einladungen, Namenschildern sowie Teilnehmer- und Unterschriftslisten
  • Erstellung von Vergabevermerken mit Beihaltung aller Belege und Begleitdokumenten
  • Aufarbeitung von Reisekosten- und sonstigen Ausgabebelegen in Zusammenhang mit Programmen und Veranstaltungen
  • Erstellung von Kooperations- und Honorarvereinbarungen mit Beihaltung aller nötigen Begleitdokumente
  • Erstellung und Überwachung von Veranstaltungsbudgets laut stiftungsinternen Finanzvorgaben
  • Pflege der stiftungsinternen Datenbank
  • Allgemeine Assistenztätigkeiten

 

Ihr Profil:

  • abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich oder vergleichbare Qualifikation
  • ausgewiesene organisatorische Kompetenz, strukturierte Arbeitsweise, Organisationsfreude, Zuverlässigkeit + Sorgfalt
  • Einsatzbereitschaft, Teamfähigkeit, interkulturelle Sensibilität
  • hervorragende Deutsch- und Englischkenntnisse, Französischkenntnisse sind von Vorteil
  • sehr gute EDV-Kenntnisse, insbesondere im Umgang mit MS Office Anwendungen

 

Die Einstellung erfolgt auf der Grundlage eines belgischen Arbeitsvertrags und ist auf 2 Jahre befristet.

Bei Interesse senden Sie bitte Ihre Bewerbung mit Angabe Ihrer Gehaltsvorstellung per Mail bis zum 02.02.2020 an Frau Ute Entrup, Office Manager, ute.entrup@fnst.org.